נושא: מערכת ניהול סיכונים
מערכות מידע וניהול סיכונים
תקופת הפעילות: מ-2006 ואילך
תיאור הנושא:
מערכת ניהול סיכונים מהווה מפתח לזיהוי סיכונים הקיימים בארגון על סמך אירועים שהתרחשו בעבר ואפשרות הכנה, שיפור וחינוך של הארגון ועובדיו למניעה של אירועים אלו בעתיד. מניעת הסיכונים בשלב התכנון יוצר אווירה בטוחה בקרב העובדים והמטופלים ומאפשר להוריד את היקף הסיכונים אליהם חשופים העובדים והמטופלים.
תיאור מצב קודם:
לפני הקמת מערכת המידע נוהל ניתוח הסיכונים על בסיס ניירת שהועברה מהמחלקות השונות לרכזת ניהול הסיכונים וניתוח הסיכונים השונים היה נעשה באופן ידני וארך זמן ארוך מאוד, לעיתים עד למצב שבו הסיכון הנדון לא היה רלוונטי.
תהליך עבודת הצוות:
בשלב הראשון נבחרה ועדה שתפקידה היה להגדיר באופן מדוייק את הצרכים השונים שהמערכת תענה עליהם. הועדה התבססה בעבודתה על מערכות מידע הקיימות בשוק תוך שימת דגש שלא ליצור עומס מיותר על הצוותים המדווחים. לאחר מכן נבנתה מערכת מידע ראשונית על ידי יחידת מערכות המידע שנבחנה על ידי הועדה. הוועדה העלתה בקשות לשינויים ולשיפורים שתוכנתו לתוך מערכת המידע. בגמר התכנות בוצעה נעילה של המערכת למניעת אפשרות לזליגת נתונים לגורמים שאינם מורשים.
הועדה מתכנסת אחת לחצי שנה על מנת לבחון צרכים חדשים והתאמות מיוחדות.
פתרונות ושיפורים שיושמו:
מערכת המידע מאפשרת היום זיהוי נקודות סיכון הן ברמת המחלקה והן ברמת המטופל באופן מהיר וברור. כמו-כן מאפשרת המערכת לבצע הן ניתוח סטטיסטי והן ניתוח ממוקד של גורמי הסיכון תוך ביצוע מעבר קל ומהיר בן המיקודים השונים. זמן הניתוח התקצר באופן משמעותי מניתוח ארוך לניתוח מיידי ומאפשר למרכזת ניהול הסיכונים לזהות יותר נקודות כשל ולבצע תהליכים מונעים במהירות.
תועלת העבודה:
מערכת המידע מאפשרת ניתוח מהיר שמוביל ליכולת ניתוח של כמות גדולה של מידע תוך ראיה רחבה יותר, תהליך שבעבר הצריך שעות עבודה רבות מאוד. החסכון הכספי נובע הן ממהזמן המושקע בניתוח של כל מקרה ומקרה והן מהיכולת לבצע צעדי מניעה לקראת אירועים שבאופן אחר היו עלולים לחשוף את בית החולים לתביעות כספיות כבדות.
שימור השיפורים לאורך זמן:
תהליך השיפורים והשינויים של המערכת וההתאמה השוטפת לצרכי בית החולים מובנה בעבודת הוועדה. אחת לחצי שנה מתכנסת הוועדה לדון בשינויים השונים שנדרשו במהלך תקופה זו ולאחר החלטתה נעשים השינויים ומוטמעים למערכת. תהליך זה יוצר מצב שבו המערכת והצרכים נבחנים לעומק לאורך תקופה ארוכה ולא מטלטלים את המערכת באופן תדיר.
כיווני שיפור עתידיים:
יחידת מערכות המידע עוסקת בפיתוח דו"חות נוספים על מנת לתת כלים נוחים ויעילים יותר בידי רכזת ניהול הסיכונים לקבלת אפשרויות זיהוי של סיכונים באופן שוטף ואוטומטי.
